Table of contents

Privacy Notice

Effective Date August 8, 2025

Black Chamber Management Sdn Bhd ("we," "our," or "us") is committed to protecting your privacy. This Privacy Notice explains how we collect, use, disclose, and safeguard your information whenever you use our services.

Information We Collect

Personal Data: Information you voluntarily provide, such as name, email address, phone number, pictures, biometrics, digital or electronic signatures, company details and other personal data that you submit to us voluntarily when filling out our forms. Automatically collected data such as browser type, IP address, and browsing patterns via cookies and similar technologies.

By giving us your personal data, you are deemed to have given us your consent to collect, use and disclose your personal data under the terms of this policy and any relevant privacy and data protection laws in Malaysia.

Where any sensitive personal data is involved, you acknowledge and confirm that you have voluntarily provided your explicit consent to the processing of such data by us in accordance with Section 40 of the Personal Data Protection Act 2010 (“Act”, “PDPA” or “PDPA 2010”) , as well as all other applicable laws, regulations and our internal policies. Sensitive personal data includes, but is not limited to, the following:

  • your physical or mental health conditions;
  • your political opinions;
  • your religious beliefs or other beliefs of similar nature;
  • your commission or alleged commission of any offence; or
  • biometric data.

How We Use Your Information and Disclosure of your Information

The majority of information we collect are provided directly by you, such as through application forms, information request form, survey forms, emails, queries or any other type of correspondences, job application forms, resume, business cards, telephone conversations, recordings or through any other lawful means.

The majority of information we collect are provided directly by you, such as through application forms, information request form, survey forms, emails, queries or any other type of correspondences, job application forms, resume, business cards, telephone conversations, recordings or through any other lawful means.

We will process your personal data for the following purposes, including but not limited to:

  • To better inform, personalise, and improve our services.
  • To validate the personal data you provide.
  • To communicate with you in relation to our services, including updates, notices, and customer support matters.
  • To manage our business relationship with you, including responding to enquiries, feedback, or requests.
  • To process payments, transactions, and fulfil contractual obligations.
  • To comply with applicable legal, regulatory, and compliance obligations.
  • To detect, prevent, and investigate fraud, security breaches, or other potentially prohibited or unlawful activities.
  • To maintain internal records for administrative, operational, auditing, and reporting purposes.
  • To support corporate governance, risk management, and business continuity objectives, including data backup and recovery.
  • To promote our brand through delivering to you our newsletter and/or marketing materials.
  • To improve website traffic through usage of cookies.
  • To process your job application, including pre-recruitment checks to assess a person's suitability for available employment position and subsequently, to manage your employment with us.

We may disclose your Personal Data within Black Chamber Management Sdn Bhd and/or to the Vendors (as hereinafter defined), as well as to other third parties for the Purposes set forth hereinabove, in accordance with the terms and conditions set out herein. Such third parties may include, without limitation:

  • Our affiliates, subsidiaries, and related companies.
  • Our professional advisers (including legal, audit, tax, or financial consultants).
  • Service providers and data processors acting on our behalf (including IT service providers, cloud hosting providers, and customer support providers).
  • Our business partners, agents, distributors, and representatives.
  • Banks, payment processors, and financial institutions in connection with any transactions.
  • Regulatory authorities, law enforcement agencies, or other governmental bodies, where required or authorised by law; and
  • Any party to whom we are under a duty to disclose in order to comply with any legal or regulatory obligation, or as required to protect our rights, property, or safety and that of our customers or others.

We are responsible for the Personal Data under our control, including Personal Data disclosed by us to a Vendor (often referred to third party service providers). “Vendor” in this Privacy Notice means in relation to Personal Data, any person or entity (other than our own employee) who processes the Personal Data on behalf of us and/or who provides third party services for us. “Processing”, in relation to Personal Data means for example obtaining, recording, holding, storing or using the Personal Data in carrying out any operation or set of operations on the Personal Data and/or providing its respective services to us, including the organization, adaptation, alteration, retrieval, consultation, disclosure, correction, erasure or destruction of personal data.

We take reasonable and appropriate security measures to ensure that any disclosure of your personal data to any third parties is implemented in a safe and secure manner. These measures include role-based access, transmission of data through secured channels, and regular security risks update.

Storage and Retention of Personal Data

We use appropriate measures such as access control, firewalls and antivirus system to keep your personal data confidential and secure. Please note, however, that these measures do not apply to information that you choose to share in public domain such as third-party social networks.

We may transfer or store your personal data at a place outside Malaysia, and only where it is necessary in the course of business for us to disclose and transfer such personal data. Where such transfers are necessary, we will take reasonable steps to ensure that the destination country has in force laws that are substantially similar to the PDPA or the country provides an adequate level of protection in relation to the processing of personal data which is at least equivalent to the level of protection afforded by the PDPA.

We will only retain your personal data for a period of seven (7) years or for as long as necessary to fulfil the Purposes (“Retention Period”). Upon the expiry of the Retention Period, we will take reasonable steps to ensure your personal data will be disposed of and or permanently removed from our records in accordance with the Act.

How We Protect Your Information

We implement reasonable security measures to ensure the confidentiality of your information, such as data encryption, transmission of data through secure channels and access controls. We will take reasonable measures to ensure that our Vendors provide a level of protection for personal data that is comparable to ours, including by incorporating contractual obligations requiring them to implement appropriate security measures and comply with the PDPA. However, please note that no method of transmission over the Internet is 100% secure. We shall not be responsible or be held liable for any security breaches or any unauthorised disclosures of personal data that may occur a result of acts or omissions by our Vendors.

Sharing Your Information

We do not sell, trade, or rent your information to third parties. However, we may share information with our trusted Vendors who provides us with third party services and assist us in operating our website and services, under strict confidentiality agreements.

Your Rights

Under the Personal Data Protection Act 2010, as a data subject you have the right to:

  • Have your data deleted or corrected where it is inaccurate.
  • Access your data which we process and stored with us.
  • Stop any of our newsletters or marketing material sent to you.
  • Withdraw your consent for us to process your personal data.
  • Transmit your Personal Data to another Data Controller of your choice, subject to technical feasibility and compatibility of the data format.

You have the rights to access, correct or update your personal data and/or subsequently limiting the processing of personal data or withdraw your consent to our processing of your personal data by submitting your request in writing via email at [email protected]

Please note that we may refuse access to your personal information in certain situations, such as when we are unable to confirm your identity or if we receive repeated requests for the same information. We may also decline your request for access, correction or update where permitted or required under applicable laws and regulations. In such cases, we will inform you of the reasons for our inability to comply with your request.

Should you withdraw your consent to our processing of personal data, we may not be able to provide or continue to provide the services requested by you; or perform the purpose for which the personal data was collected for or provide you with certain or all access, features or functionalities on our website.

Cookie

Cookies are small text files containing small amounts of information which are downloaded and may be stored on your user devices such as your computer, smartphone or tablet. These cookies and similar techniques are sometimes necessary to remember your account settings, language, and country, but also enable us to measure and analyse your behaviour and may be for showing you personalised advertisements on our website or on third party websites. Where required, you will be asked for consent to our use of cookie. You are always free to decline cookie if your device permits, although in that case you may not be able to access or use certain features of our website. We use cookies to enhance user experience. You can choose to disable cookie via your browser settings, but some functionalities may be affected.

Disclaimer

The accuracy and completeness of your Personal Data depends on the information you provide. We assume that the information you have provided is accurate, up to date and complete unless you inform us otherwise.

Changes to This Notice

We reserve the right to update this Privacy Notice from time to time. The updated Privacy Notice will be posted on our website www.blackchambermgmt.com with the revised date. We highly recommend that you revisit our website from time to time to remain informed of any changes to the Privacy Notice.

Language

This Privacy Notice has both English and Bahasa Malaysia versions. In the event of any inconsistency between the English version and the Bahasa Malaysia version of this Notice, the English version shall prevail.

For questions or concerns, please contact our appointed data protection officer at [email protected]

Notis Privasi

Berkuatkuasa pada August 8, 2025

Black Chamber Management Sdn Bhd ("kami,") komited untuk melindungi privasi anda. Notis Privasi ini menerangkan cara kami mengumpul, menggunakan, menzahirkan dan melindungi maklumat anda apabila anda menggunakan servis kami.

Maklumat yang Kami Kumpul

Data Peribadi: Maklumat yang anda berikan secara sukarela, seperti nama, alamat e-mel, nombor telefon, gambar, biometrik, tandatangan digital atau elektronik, butiran syarikat dan data peribadi lain yang anda serahkan kepada kami secara sukarela semasa mengisi borang. Data yang dikumpul secara automatik seperti jenis penyemak imbas, alamat IP dan corak penyemakan imbas melalui kuki dan teknologi yang serupa.

Dengan pemberian data peribadi anda kepada kami, anda dianggap telah bersetuju memberikan kebenaran untuk mengumpul, menggunakan dan menzahirkan data peribadi anda di bawah terma Notis ini dan mana-mana undang-undang privasi dan perlindungan data yang berkaitan di Malaysia. Sekiranya terdapat data peribadi sensitif yang terlibat, anda mengakui dan mengesahkan bahawa anda telah memberi dengan sukarelanya persetujuan anda secara nyata untuk pemprosesan data tersebut oleh kami selaras dengan Seksyen 40 Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”, “PDPA” atau “PDPA 2010”), serta kesemua undang-undang, peraturan dan polisi dalaman kami yang terpakai. Data peribadi sensitif termasuk, tetapi tidak terhad kepada, yang berikut:

  • Maklumat anda tentang kesihatan atau keadaan fizikal atau mental.
  • Pendapat politik anda.
  • Kepercayaan agama anda atau kepercayaan lain yang bersifat seumpamanya.
  • Perlakuan atau pengataan pelakuan apa-apa kesalahan oleh anda; atau
  • Data biometrik.

Bagaimana Kami Menggunakan Maklumat Anda dan Penzahiran Maklumat anda

Kebanyakan maklumat yang kami kumpul adalah diberikan secara langsung oleh anda, seperti melalui borang permohonan, borang permintaan maklumat, borang tinjauan, e-mel, pertanyaan atau sebarang bentuk surat-menyurat, borang permohonan kerja, resume, kad perniagaan, perbualan telefon, rakaman atau melalui cara-cara lain yang sah di sisi undang-undang.

Dari semasa ke semasa, kami mungkin mengumpul data peribadi mengenai anda melalui sumber-sumber lain, seperti maklumat umum atau pihak ketiga yang dipercayai seperti rakan kongsi pemasaran dan penyelidikan kami.

Kami akan memproses data peribadi anda untuk tujuan-tujuan berikut, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

  • Untuk memberi maklumat yang lebih baik, memperibadikan, dan menambah baik perkhidmatan kami.
  • Untuk mengesahkan data peribadi yang anda berikan.
  • Untuk berkomunikasi dengan anda berkaitan dengan perkhidmatan kami, termasuk kemas kini, notis, dan perkhidmatan pelanggan.
  • Untuk menguruskan hubungan perniagaan kami dengan anda, termasuk menjawab pertanyaan, maklum balas, atau permintaan.
  • Untuk memproses pembayaran, transaksi, dan memenuhi obligasi kontrak.
  • Untuk mematuhi kewajipan undang-undang, peraturan, dan pematuhan yang berkenaan.
  • Untuk mengesan, mencegah, dan menyiasat penipuan, pencerobohan keselamatan, atau aktiviti lain yang mungkin dilarang atau menyalahi undang-undang.
  • Untuk menyelenggara rekod dalaman bagi tujuan pentadbiran, operasi, audit, dan pelaporan.
  • Untuk menyokong tadbir urus korporat, pengurusan risiko, dan objektif kesinambungan perniagaan, termasuk sandaran dan pemulihan data.
  • Untuk mempromosikan jenama kami melalui penghantaran surat berita dan/atau bahan pemasaran kepada anda.
  • Untuk meningkatkan trafik laman web melalui penggunaan kuki.
  • Untuk memproses permohonan pekerjaan anda, termasuk pemeriksaan pra-perekrutan untuk menilai kesesuaian seseorang bagi jawatan yang tersedia dan seterusnya, untuk menguruskan pekerjaan anda dengan kami.

Kami mungkin menzahirkan Data Peribadi anda dalam Black Chamber Management Sdn Bhd dan/atau kepada Pembekal (seperti yang ditakrifkan di bawah) untuk Tujuan yang dinyatakan di atas mengikut terma dan syarat yang dinyatakan di sini. Pihak ketiga tersebut termasuk, tanpa had:

  • Syarikat bersekutu, subsidiari, dan syarikat berkaitan kami.
  • Penasihat profesional kami (termasuk penasihat undang-undang, audit, cukai atau kewangan).
  • Pembekal perkhidmatan dan pemproses data yang bertindak bagi pihak kami (termasuk pembekal perkhidmatan IT, pembekal pengehosan awan, dan pembekal perkhidmatan pelanggan).
  • Rakan perniagaan, ejen, pengedar dan wakil kami.
  • Bank, pemproses pembayaran, dan institusi kewangan yang berkaitan dengan sebarang urus niaga.
  • Pihak berkuasa, agensi penguatkuasaan undang-undang, atau badan-badan kerajaan lain, sekiranya dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang; dan
  • Mana-mana pihak yang kami bertanggunjawab untuk menzahirkan data untuk tujuan mematuhi kewajipan undang-undang atau kawal selia, atau sebagaimana yang diperlukan untuk melindungi hak, harta atau keselamatan kami serta pelanggan kami atau orang-orang lain.

Kami bertanggungjawab terhadap Data Peribadi di bawah kawalan kami, termasuk Data Peribadi yang kami dedahkan kepada Pembekal (sering dirujuk sebagai pembekal perkhidmatan pihak ketiga). “Pembekal” dalam Notis Privasi ini bermaksud berhubung dengan Data Peribadi, mana-mana orang atau entiti (selain daripada pekerja kami sendiri) yang memproses Data Peribadi bagi pihak kami dan/atau yang menyediakan perkhidmatan pihak ketiga untuk kami. “Pemprosesan”, berhubung dengan Data Peribadi bermaksud, sebagai contoh, mengumpul, merekod, memegang, menyimpan atau menggunakan Data Peribadi dalam menjalankan apa-apa pengendalian atau set pengendalian pada Data Peribadi dan/atau menyediakan perkhidmatan kepada kami, termasuk penyusunan, penyesuaian, pengubahan, mendapatkan kembali, merujuk kepada, penzahiran, pembetulan, pemadaman atau pemusnahan Data Peribadi.

Kami mengambil langkah keselamatan yang munasabah dan bersesuaian bagi memastikan sebarang penzahiran Data Peribadi anda kepada pihak ketiga dilaksanakan dengan cara yang selamat dan terjamin. Langkah-langkah ini termasuk akses berdasarkan peranan, penghantaran data melalui saluran yang selamat, dan kemas kini berkala terhadap risiko keselamatan.

Penyimpanan dan Pengekalan Data Peribadi Anda

Kami menggunakan langkah-langkah yang sesuai seperti kawalan akses, sistem firewall dan antivirus untuk memastikan Data Peribadi anda sulit dan selamat. Walau bagaimanapun, sila ambil perhatian bahawa langkah ini tidak terpakai kepada maklumat yang anda pilih untuk kongsi secara terbuka seperti rangkaian sosial pihak ketiga.

Kami boleh memindahkan atau menyimpan Data Peribadi anda di tempat di luar Malaysia, hanya apabila diperlukan dalam perjalanan perniagaan untuk kami menzahirkan dan memindahkan Data Peribadi tersebut. Sekiranya pemindahan sedemikian diperlukan, kami akan mengambil langkah yang munasabah untuk memastikan bahawa negara destinasi mempunyai undang-undang yang pada asasnya serupa dengan PDPA atau negara tersebut menyediakan tahap perlindungan yang mencukupi berhubung dengan pemprosesan data peribadi yang sekurang-kurangnya setara dengan tahap perlindungan yang diberikan di bawah PDPA.

Kami hanya akan menyimpan data peribadi anda untuk tempoh selama tujuh (7) tahun atau selama mana yang diperlukan bagi memenuhi tujuan-tujuan tersebut (“Tempoh Penyimpanan”). Setelah Tempoh Penyimpanan tamat, kami akan mengambil langkah yang munasabah untuk memastikan data peribadi anda dilupuskan dan/atau dipadam secara kekal daripada rekod kami selaras dengan Akta.

Bagaimana Kami Melindungi Maklumat Anda

Kami melaksanakan langkah keselamatan yang wajar untuk memastikan kesulitan maklumat anda, seperti penyulitan data, penghantaran data melalui saluran yang selamat dan kawalan akses. Kami akan mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk memastikan Pembekal kami menyediakan tahap perlindungan data peribadi yang setara dengan kami, termasuk melalui kontrak yang mewajibkan mereka melaksanakan langkah-langkah keselamatan yang bersesuaian dan mematuhi PDPA. Walau bagaimanapun, tiada kaedah penghantaran melalui Internet adalah 100% selamat. Kami tidak akan bertanggungjawab atau dipertanggungjawabkan atas sebarang pencerobohan keselamatan atau penzahiran data peribadi tanpa kebenaran yang mungkin berlaku akibat daripada sebarang perbuatan atau kelalaian oleh Pembekal kami.

Berkongsi Maklumat Anda

Kami tidak menjual, memperdagangkan atau menyewakan maklumat anda kepada pihak ketiga. Walau bagaimanapun, kami mungkin berkongsi maklumat dengan Pembekal kami yang dipercayai yang membantu kami mengendalikan laman web dan perkhidmatan kami, di bawah perjanjian sulit.

Hak Anda

Di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010, sebagai subjek data anda mempunyai hak untuk:

  • Minta data anda dipadamkan atau diperbetulkan jika ia tidak tepat.
  • Akses kepada data anda yang kami proses dan simpan.
  • Hentikan hantaran surat berita atau maklumat pemasaran kami kepada anda.
  • Tarik balik persetujuan anda untuk kami memproses data peribadi anda.
  • Menghantar Data Peribadi anda kepada Pengawal Data lain pilihan anda, tertakluk kepada kebolehlaksanaan teknikal dan keserasian format data.

Anda mempunyai hak untuk mengakses, membetulkan atau mengemaskini Data Peribadi anda dan/atau seterusnya mengehadkan pemprosesan Data Peribadi tersebut atau menarik balik persetujuan anda terhadap pemprosesan Data Peribadi anda oleh kami dengan mengemukakan permintaan secara bertulis melalui e-mel ke alamat e-mel [email protected]

Sila ambil maklum bahawa kami boleh enggan mematuhi permintaan akses kepada maklumat peribadi anda dalam situasi tertentu, seperti apabila kami tidak dapat mengesahkan identiti anda atau jika kami menerima permintaan yang berulang untuk maklumat yang sama. Kami juga boleh enggan mematuhi permintaan akses, pembetulan atau pengemaskinian, jika dibenarkan atau dikehendaki di bawah undang-undang dan peraturan yang terpakai. Dalam kes sedemikian, kami akan memaklumkan kepada anda sebab-sebab kami tidak boleh memenuhi permintaan anda.

Sekiranya anda menarik balik kebenaran terhadap pemprosesan data peribadi anda oleh kami, kami mungkin tidak dapat menyediakan atau meneruskan penyediaan perkhidmatan yang anda minta; melaksanakan tujuan pengumpulan data peribadi tersebut; atau memberikan anda sebahagian atau semua akses, ciri, atau fungsi di laman web kami.

Kuki

Kuki ialah fail teks kecil yang mengandungi sejumlah kecil maklumat yang dimuat turun dan mungkin disimpan pada peranti pengguna anda seperti komputer, telefon pintar atau tablet anda. Kuki dan teknik serupa ini kadangkala diperlukan untuk mengingati tetapan akaun, bahasa dan negara anda, tetapi juga membolehkan kami mengukur dan menganalisis tingkah laku anda dan mungkin untuk menunjukkan kepada anda iklan yang diperibadikan di tapak web kami atau di tapak web pihak ketiga. Di mana diperlukan, anda akan diminta untuk mendapatkan persetujuan untuk menggunakan kuki kami. Anda sentiasa bebas untuk menolak kuki jika peranti anda membenarkan, walaupun dalam kes itu anda mungkin tidak dapat mengakses atau menggunakan ciri tertentu tapak web kami. Kami menggunakan kuki untuk meningkatkan pengalaman pengguna. Anda boleh memilih untuk melumpuhkan kuki melalui tetapan penyemak imbas anda, tetapi beberapa fungsi mungkin terjejas.

Penafian

Ketepatan dan kelengkapan Data Peribadi anda bergantung pada maklumat yang anda berikan. Kami menganggap bahawa maklumat yang anda berikan adalah tepat, terkini dan lengkap melainkan anda memberitahu kami sebaliknya.

Perubahan kepada Notis Ini

Kami berhak untuk mengubah suai Notis Privasi dari semasa ke semasa. Notis Privasi yang dikemas kini akan disiarkan pada halaman ini www.blackchambermgmt.com dengan tarikh yang disemak. Kami amat mengesyorkan agar anda menyemak semula laman web kami dari semasa ke semasa untuk sentiasa termaklum akan sebarang perubahan kepada Notis Privasi ini.

Bahasa

Notis Privasi ini disediakan dalam versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat sebarang ketidakselarasan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia Notis ini, maka versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

Untuk sebarang pertanyaan atau kebimbangan, sila hubungi pegawai perlindungan data yang telah dilantik oleh kami di [email protected]

Back To Top